Guide · Fattura elettronica

Come funziona la fattura elettronica in Italia

Ultimo aggiornamento: 6 ottobre 2026

La fattura elettronica non è una fattura in PDF spedita per email. È un file con una struttura predefinita che non viaggia direttamente dal fornitore al cliente, ma passa da un intermediario pubblico gestito dall'Agenzia delle Entrate: il Sistema di Interscambio, che tutti chiamano SDI. È lo SDI che controlla la fattura, la consegna al destinatario e ti dice com'è andata.

Questa guida spiega il percorso completo, dal momento in cui scrivi la fattura a quello in cui la archivi: che cosa contiene il file, come si indirizza al cliente, quanto tempo hai per trasmetterlo, quali ricevute ti tornano indietro e che cosa fare quando qualcosa va storto.

Che cos'è davvero una fattura elettronica

Il documento che ha valore fiscale è un file in formato XML conforme alle specifiche tecniche FatturaPA pubblicate dall'Agenzia delle Entrate. XML vuol dire che ogni informazione sta in un campo con un nome preciso: il totale non è «il numero in basso a destra», è il contenuto del campo ImportoTotaleDocumento. Questo permette ai programmi di leggere la fattura senza interpretarla, ma rende anche la fattura molto meno tollerante agli errori: un campo sbagliato è un motivo di rifiuto, non una semplice imprecisione.

Dal 1° gennaio 2019 la fattura elettronica è obbligatoria per quasi tutte le operazioni fra soggetti residenti in Italia, e dal 1° gennaio 2024 lo è anche per chi è in regime forfettario, senza più soglie di esonero. Restano fuori poche eccezioni, fra cui le prestazioni sanitarie verso persone fisiche, che per ragioni di tutela dei dati non vanno trasmesse allo SDI.

Le specifiche prevedono due formati di trasmissione: FPR12 per i clienti privati e le imprese, FPA12 per la Pubblica Amministrazione. Sono quasi identici, ma il secondo richiede alcuni dati in più e la firma digitale.

Il Sistema di Interscambio: chi fa che cosa

Lo SDI è un centro di smistamento. Riceve il file, verifica che sia formalmente corretto, individua il destinatario e gli consegna la fattura. Non entra nel merito: non sa se hai applicato l'aliquota giusta né se il lavoro è stato fatto. Controlla la forma.

Il percorso tipico è questo:

compili la fattura nel tuo programma, che genera il file XML e lo trasmette allo SDI;
lo SDI esegue i controlli; se non li supera, ti rimanda una notifica di scarto;
se li supera, cerca il recapito del destinatario e gli consegna il file;
ti invia una ricevuta di consegna, oppure ti avvisa che non è stato possibile recapitarla;
tu e il tuo cliente conservate il documento per dieci anni.

Un punto che genera confusione: la fattura non arriva per email al tuo cliente, e la mail con cui gli mandi il PDF non ha nessun valore fiscale. Mandare anche il PDF è una cortesia utile (e, come vedremo, in un caso è un obbligo), ma è un'altra cosa.

Che cosa contiene il file XML

La struttura si divide in due blocchi. Il primo, l'header, dice a chi va la fattura e chi la manda: dati del cedente o prestatore, dati del cessionario o committente, formato di trasmissione e codice destinatario. Il secondo, il body, contiene il documento in senso stretto: tipo documento, numero, data, righe di dettaglio, riepilogo per aliquota, eventuali ritenute e casse previdenziali, dati di pagamento.

I dati che non puoi sbagliare

Partita IVA o codice fiscale del cliente. Lo SDI verifica che esistano e siano formalmente validi. Una partita IVA cessata o inesistente fa scartare la fattura.
Numero e data del documento. La numerazione deve essere progressiva e non ripetersi all'interno dello stesso anno e della stessa serie: lo SDI scarta i duplicati.
Tipo documento. Un codice che va da TD01 (fattura) a TD29, passando per TD04 (nota di credito), TD06 (parcella), TD24 (fattura differita) e le autofatture del reverse charge.
Natura dell'operazione. Quando non c'è IVA bisogna dire perché, con un codice che va da N1 a N7: operazioni escluse, non soggette, non imponibili, esenti, in regime del margine, in reverse charge. Chi è in forfettario usa N2.2.
Codice destinatario o PEC. È l'indirizzo a cui lo SDI consegna il file.

Il codice destinatario: come la fattura trova il tuo cliente

Ogni soggetto che riceve fatture elettroniche ha un recapito telematico: può essere un codice destinatario di sette caratteri, assegnato al suo intermediario, oppure un indirizzo PEC. Quando non conosci il recapito del cliente si scrive 0000000, sette zeri: la fattura viene comunque accettata e messa a disposizione nell'area riservata del destinatario. Per la Pubblica Amministrazione il codice ha sei caratteri ed è il codice ufficio IPA. Per i clienti esteri si usano sette lettere X, XXXXXXX.

Il tema merita una spiegazione a parte: la trovi nella guida su codice destinatario e PEC, che spiega anche come registrare il tuo recapito sul portale dell'Agenzia delle Entrate per ricevere le fatture dei fornitori.

Quanto tempo hai per emettere e trasmettere

Fattura immediata

La regola generale: hai dodici giorni dall'effettuazione dell'operazione per trasmettere la fattura allo SDI. La data che metti sul documento resta quella in cui l'operazione si è effettuata; i dodici giorni sono il margine per l'invio tecnico. Se trasmetti il quattordicesimo giorno la fattura è tardiva, anche se la data del documento è corretta.

Fattura differita

Se le cessioni sono accompagnate da documenti di trasporto, o se si tratta di prestazioni di servizi documentate in modo idoneo, puoi raggruppare le operazioni del mese in un'unica fattura da trasmettere entro il 15 del mese successivo. Il tipo documento è TD24 e in fattura vanno richiamati i documenti di riferimento.

Attenzione all'effetto sull'IVA: la fattura differita emessa a gennaio per operazioni di dicembre concorre alla liquidazione di dicembre, non di gennaio.

Le ricevute dello SDI, una per una

Dopo la trasmissione il tuo programma riceve uno o più file di risposta. Solo una di queste risposte richiede che tu faccia qualcosa sul documento.

Sigla	Che cos'è	Che cosa devi fare
`RC`	Ricevuta di consegna: la fattura è stata recapitata al destinatario.	Niente. Il documento è emesso e consegnato.
`MC`	Mancata consegna: la fattura è valida ma il canale del destinatario non era raggiungibile.	Niente sul documento. Lo SDI riprova e, se non riesce, la deposita nell'area riservata del destinatario.
`AT`	Attestazione di avvenuta trasmissione con impossibilità di recapito.	Avvisare il cliente che la fattura è disponibile nella sua area riservata.
`NS`	Notifica di scarto: la fattura non ha superato i controlli ed è come se non fosse mai esistita.	Correggere e ritrasmettere entro cinque giorni.
`NE`	Notifica di esito, solo per la PA: accettazione (`EC01`) o rifiuto (`EC02`).	Se è un rifiuto, leggere la motivazione e rimediare.
`DT`	Decorrenza termini, solo per la PA: sono passati quindici giorni senza risposta.	Niente. La fattura si considera consegnata.

In condizioni normali lo SDI risponde in pochi minuti; le specifiche gli concedono fino a cinque giorni per i controlli formali. Tieni d'occhio gli esiti: una fattura trasmessa e poi scartata, se non te ne accorgi, resta una fattura mai emessa.

Che cosa succede se una fattura viene scartata

Lo scarto è la situazione che spaventa di più e che in realtà si risolve con calma. Una fattura scartata non è stata emessa: non va in contabilità, non concorre all'IVA, non va stornata con una nota di credito. Va corretta e rimandata.

L'Agenzia delle Entrate concede cinque giorni dalla notifica di scarto per la ritrasmissione. Due strade:

Stesso numero e stessa data. È la via preferibile: il documento corretto prende il posto di quello scartato, come se nulla fosse accaduto.
Nuovo numero. Se non riesci a rispettare i cinque giorni o il gestionale non permette il riuso del numero, puoi emettere una nuova fattura con data odierna e una numerazione dedicata (per esempio una serie «/R»), facendo riferimento al documento scartato.

I motivi di scarto più frequenti sono sempre gli stessi: partita IVA o codice fiscale inesistenti, numero documento già usato, codice destinatario con un numero di caratteri sbagliato, aliquota a zero senza indicazione della natura dell'operazione, incoerenza fra totale delle righe e riepilogo. Sono tutti errori individuabili prima dell'invio.

Le fatture che ricevi

Il meccanismo funziona anche al contrario. I tuoi fornitori trasmettono le loro fatture allo SDI, che le consegna al recapito registrato a tuo nome. Se hai comunicato all'Agenzia delle Entrate un indirizzo telematico, le fatture arrivano lì qualunque codice il fornitore abbia scritto in fattura: è il modo più sicuro per non perderne nessuna. In mancanza di recapito, le trovi nella tua area riservata del portale «Fatture e Corrispettivi».

E poi? La conservazione

Fatture emesse e ricevute vanno conservate per dieci anni, e tenere i file XML su una cartella del computer non è conservazione a norma. L'Agenzia delle Entrate offre un servizio di conservazione gratuito a cui si aderisce una volta sola dal portale: come funziona, cosa copre e cosa non copre lo spieghiamo nella guida sulla conservazione a norma.

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Domande frequenti

Quando una fattura elettronica si considera emessa?

Alla data che compare sul documento, purché la trasmissione allo SDI avvenga entro dodici giorni dall'effettuazione dell'operazione (o entro il 15 del mese successivo nel caso della fattura differita). Se lo SDI consegna la fattura, la data di emissione resta quella del documento.

Che differenza c'è fra mancata consegna e scarto?

Sono due cose molto diverse. La mancata consegna significa che la fattura è formalmente corretta ma non è stato possibile recapitarla: resta valida e viene messa a disposizione del destinatario nella sua area riservata. Lo scarto significa che la fattura non ha superato i controlli dello SDI: non è mai stata emessa e va corretta e ritrasmessa.

Quanto tempo ho per ritrasmettere una fattura scartata?

Cinque giorni dalla notifica di scarto. In quel periodo puoi reinviare la fattura corretta conservando numero e data originari; se non ci riesci, l'Agenzia delle Entrate ammette l'emissione di una nuova fattura con numerazione dedicata che richiami il documento scartato.

Devo consegnare anche una copia di cortesia al cliente?

Il documento che ha valore fiscale è il file XML trasmesso allo SDI. Per i clienti privati senza partita IVA sei però tenuto a consegnare una copia della fattura, in formato cartaceo o PDF, avvisandoli che l'originale è disponibile nella loro area riservata dell'Agenzia delle Entrate.

Serve la firma digitale su una fattura elettronica?

Per le fatture verso privati e imprese la firma digitale non è obbligatoria. È invece obbligatoria per le fatture indirizzate alla Pubblica Amministrazione, trasmesse nel formato FPA12.