Guide · Pubblica Amministrazione

Fatturare alla Pubblica Amministrazione

Ultimo aggiornamento: 6 ottobre 2026

La fattura verso un comune, una scuola, una ASL o un ministero segue lo stesso percorso di quella verso un'azienda — passa dal Sistema di Interscambio — ma ha quattro differenze che fanno saltare le fatture di chi non le conosce: un formato diverso, un codice destinatario diverso, la firma digitale obbligatoria e dei codici di gara che, se mancano, bloccano il pagamento.

La fatturazione elettronica verso la PA, vale la pena ricordarlo, è la più antica: obbligatoria dal 6 giugno 2014 per ministeri, agenzie fiscali ed enti previdenziali, e dal 31 marzo 2015 per tutte le altre amministrazioni. Era già in piedi quattro anni prima che l'obbligo si estendesse ai privati.

Il formato FPA12

Il file XML è lo stesso di sempre, ma il campo che indica il formato di trasmissione va valorizzato con FPA12 anziché con FPR12, che è quello delle fatture verso privati e imprese. Non è un dettaglio estetico: FPA12 attiva controlli e campi obbligatori aggiuntivi, e lo SDI applica a quelle fatture il flusso di accettazione o rifiuto da parte dell'ente.

Se sbagli il formato, la fattura viene scartata. Nei programmi di fatturazione il formato viene di norma impostato automaticamente quando contrassegni il cliente come Pubblica Amministrazione.

Il codice ufficio IPA

Per i clienti privati il codice destinatario è una sigla di sette caratteri legata al canale tecnico. Per la PA è diverso: sono sei caratteri e identificano l'ufficio preciso dell'amministrazione che deve ricevere la fattura. È il codice univoco ufficio pubblicato nell'Indice delle Pubbliche Amministrazioni (IPA), consultabile su indicepa.gov.it.

Un ente grande ha decine di uffici di fatturazione, uno per direzione o per sede: il codice dell'ufficio sbagliato produce una fattura che arriva formalmente, ma a un ufficio che non sa nulla della tua fornitura e non la pagherà. Per questo la regola pratica migliore è farsi indicare il codice dall'ufficio che ha emesso l'ordine, e verificarlo poi su IPA. Un codice inesistente o cessato fa scartare la fattura dallo SDI.

CIG e CUP: i codici che sbloccano il pagamento

Sono due codici di tracciabilità che accompagnano le forniture alla PA:

• CIG — Codice Identificativo di Gara. Identifica la procedura di affidamento, dalla gara europea all'affidamento diretto. Lo rilascia l'autorità anticorruzione all'ente, che te lo comunica.
• CUP — Codice Unico di Progetto. Identifica un progetto di investimento pubblico. Compare quando la fornitura è legata a un'opera o a un programma finanziato.

La regola che conta: se l'ordine o il contratto riportano CIG o CUP, quei codici devono comparire in fattura. In mancanza, l'amministrazione non può procedere al pagamento: non è una formalità che si può sanare con una telefonata, è un divieto a carico dell'ente. Nel file XML i due codici hanno campi dedicati all'interno dei blocchi dei dati dell'ordine d'acquisto, del contratto, della convenzione o delle fatture collegate.

Non tutte le forniture hanno un CIG — esistono casi esclusi dagli obblighi di tracciabilità — ma la verifica va fatta sui documenti dell'ente, non per intuito: se nell'ordine c'è, in fattura ci deve essere.

La firma digitale

Qui c'è la differenza più netta rispetto alle fatture fra privati, dove la firma digitale non è richiesta. La fattura FPA12 va firmata digitalmente prima di essere trasmessa: il file che arriva allo SDI è un XML firmato, e il nome del file ha di conseguenza l'estensione del formato di firma. Senza firma valida la fattura viene scartata.

In pratica non è un ostacolo: i software che gestiscono la fatturazione verso la PA applicano la firma in automatico al momento dell'invio, e non serve avere una smart card personale.

Lo split payment

La scissione dei pagamenti — in inglese split payment — è il meccanismo per cui la PA, su molte forniture, non ti paga l'IVA: ti versa il solo imponibile e provvede lei a versare l'imposta direttamente all'Erario.

In fattura l'IVA si espone normalmente, con l'aliquota corretta; cambia il campo dell'esigibilità dell'IVA, che va valorizzato con S per indicare la scissione dei pagamenti. Il risultato è che il totale documento comprende l'IVA ma l'importo che riceverai è il solo imponibile.

Lo split payment non si applica a tutte le operazioni: restano fuori, fra l'altro, le prestazioni soggette a ritenuta d'acconto, cioè le tipiche parcelle dei professionisti. Se non sei sicuro che la tua operazione ci rientri, chiedilo all'ufficio dell'ente o al tuo commercialista prima di emettere: l'informazione compare di solito nell'ordine o nel contratto.

Accettazione, rifiuto, decorrenza termini

Qui il flusso si allunga rispetto alle fatture fra privati. Dopo la consegna della fattura, l'amministrazione ha quindici giorni dalla data di ricezione per rispondere, e le risposte possibili sono tre:

Quando la PA può rifiutare

Fino al 2020 il rifiuto era una zona grigia, e alcuni enti lo usavano per qualunque imprecisione. Un decreto del Ministero dell'Economia ha poi tipizzato le cause di rifiuto, riducendole a pochi casi e imponendo all'amministrazione di motivare la propria decisione. In sintesi il rifiuto è ammesso quando:

• la fattura si riferisce a un'operazione che non è mai avvenuta;
• manca o è errata l'indicazione del CIG o del CUP;
• manca o è errato il codice di repertorio previsto per i dispositivi medici;
• manca o è errato il codice AIC, con il relativo quantitativo, previsto per i farmaci;
• mancano o sono errati gli estremi del provvedimento di impegno di spesa, nei casi in cui la normativa dell'ente li richieda.

Soprattutto: l'amministrazione non può rifiutare la fattura per errori che si possono correggere con una nota di credito. Un importo sbagliato, un'aliquota errata, un dato anagrafico da aggiornare si sistemano con un documento di variazione, non con il rifiuto.

Nota pratica: una fattura rifiutata, a differenza di una scartata dallo SDI, è stata emessa. La via corretta è quasi sempre emettere una nota di credito a storno e poi la fattura corretta.

Tempi di pagamento

Le pubbliche amministrazioni sono tenute a pagare entro termini fissati dalla normativa sui ritardi di pagamento: in via generale trenta giorni dal ricevimento della fattura, con termini più lunghi previsti per alcune fattispecie, in particolare nel settore sanitario. Il termine decorre dalla ricezione, non dall'accettazione: la decorrenza termini dopo i quindici giorni di silenzio è quindi un dato utile da tenere d'occhio.

Lista di controllo prima dell'invio

• Formato di trasmissione FPA12.
• Codice ufficio di sei caratteri, verificato su IPA e confermato dall'ufficio ordinante.
• CIG e CUP, se presenti nell'ordine o nel contratto.
• Riferimento all'ordine d'acquisto o al contratto, con numero e data.
• Esigibilità IVA impostata su S se si applica lo split payment.
• Firma digitale applicata.

Domande frequenti