Guide · Conservazione

La conservazione a norma delle fatture elettroniche

Ultimo aggiornamento: 6 ottobre 2026

È l'obbligo di cui si parla meno e che viene disatteso più spesso, perché non ha una scadenza che arriva: nessuno ti manda un avviso se non conservi le fatture a norma. Te ne accorgi anni dopo, quando serve esibire un documento e salta fuori che la cartella sul computer non basta.

La buona notizia è che per le fatture elettroniche esiste una soluzione gratuita, offerta dall'Agenzia delle Entrate, che si attiva in cinque minuti e poi funziona da sola. Questa guida spiega che cos'è esattamente la conservazione a norma, come aderire al servizio gratuito, che cosa copre e che cosa non copre, e quando ha senso rivolgersi a un provider a pagamento.

Che cosa chiede la legge

Fatture emesse e fatture ricevute vanno conservate per dieci anni: è il termine che il codice civile fissa per le scritture contabili e i documenti che le supportano. La conservazione riguarda entrambe le parti: anche il cliente che riceve le tue fatture ha lo stesso obbligo sui documenti che gli arrivano.

Dal punto di vista fiscale conviene guardare un po' più lontano: le norme sull'IVA chiedono di conservare i documenti finché non siano decaduti i termini di accertamento e non si siano definiti eventuali contenziosi, il che in qualche caso può andare oltre i dieci anni.

Perché una copia su disco non basta

Qui sta il punto che sfugge a molti. Il documento informatico da conservare è il file XML, non il PDF: il PDF è una rappresentazione, l'XML è l'originale. E conservare non significa «avere il file»: significa custodirlo con un processo che garantisca nel tempo tre requisiti:

• integrità e immodificabilità: deve essere dimostrabile che il documento non è stato alterato dopo l'archiviazione;
• leggibilità: deve restare apribile anche fra dieci anni, con formati e strumenti che non diventino obsoleti;
• reperibilità ed esibizione: deve essere ritrovabile per data, numero, controparte, e consegnabile se richiesto.

Tecnicamente questi requisiti si ottengono con dei pacchetti di archiviazione che includono i documenti, i loro dati identificativi e un riferimento temporale opponibile a terzi, il tutto chiuso con firma digitale. Una cartella su un disco, un NAS o un servizio di cloud generico non produce nulla di tutto questo: i file ci sono, la prova che siano quelli originali no.

Il servizio gratuito dell'Agenzia delle Entrate

L'Agenzia delle Entrate conserva gratuitamente, a norma, tutte le fatture elettroniche che passano dal Sistema di Interscambio: sia quelle che emetti sia quelle che ricevi. Non c'è un costo, non c'è un canone, non c'è un limite di documenti.

Il servizio non è automatico: va attivato aderendo a un accordo di servizio, e questa è l'unica cosa che devi fare. Un'adesione sola, poi il meccanismo lavora in silenzio.

Come aderire, passo per passo

1. Entra nel portale «Fatture e Corrispettivi» dell'Agenzia delle Entrate, con SPID, CIE, CNS oppure con le credenziali Fisconline o Entratel.
2. Se operi per conto di una società, seleziona prima l'incarico corrispondente: l'adesione va fatta per il soggetto giusto.
3. Nella sezione dedicata alla fatturazione elettronica, apri l'area della conservazione.
4. Leggi e accetta l'accordo di servizio, che descrive condizioni, durata e modalità di esibizione dei documenti.
5. Conferma l'adesione. Dal momento in cui è attiva, le fatture che transitano dallo SDI vengono portate in conservazione.

Tre avvertenze da tenere a mente:

• Vale dall'adesione in avanti. Il servizio non recupera retroattivamente le fatture dei periodi precedenti: se hai iniziato a fatturare prima, per quei documenti devi aver provveduto per conto tuo.
• È un'adesione per soggetto. Se gestisci più aziende o più partite IVA, ciascuna ha bisogno della propria.
• Controlla che sia attiva. Dallo stesso portale si verifica lo stato dell'adesione: vale la pena una verifica il primo anno, prima di dare per scontato che tutto giri.

Che cosa resta fuori

Il servizio dell'Agenzia copre le fatture elettroniche transitate dallo SDI, e soltanto quelle. Non copre:

• registri IVA, libri contabili, liquidazioni periodiche;
• documenti di trasporto, contratti, corrispondenza commerciale;
• le fatture che per legge non passano dallo SDI, come quelle per prestazioni sanitarie verso persone fisiche;
• i documenti emessi in formato cartaceo nei casi residui in cui è ancora consentito.

Per tutto questo l'obbligo di conservazione resta, e va soddisfatto per altra via: su carta, oppure con un servizio di conservazione digitale che accetti anche documenti diversi dalle fatture.

L'alternativa: un conservatore a pagamento

L'altra strada è affidare la conservazione a un conservatore, cioè a un operatore privato che offre il servizio come attività professionale. Normalmente è integrato nel software di fatturazione: emetti la fattura e il documento va in conservazione senza che tu debba passare dal portale dell'Agenzia.

Il costo dipende dal fornitore: a documento, a canone, oppure compreso in un abbonamento. Un conservatore serio mette a disposizione un manuale della conservazione, individua un responsabile della conservazione e garantisce l'esibizione dei documenti su richiesta, anche dopo la fine del rapporto.

Quando conviene

• Se vuoi conservare anche altri documenti oltre alle fatture: registri, DDT, contratti.
• Se preferisci avere tutto in un unico posto, dentro il tuo gestionale, senza doverti ricordare di un servizio esterno.
• Se emetti documenti che non passano dallo SDI e vuoi un'unica procedura per tutto.

Per la maggior parte dei professionisti e delle piccole imprese, però, l'adesione al servizio dell'Agenzia delle Entrate è sufficiente e costa zero: è la scelta da valutare per prima, e da scartare solo se hai una delle esigenze qui sopra.

Due cose da fare comunque

Tieni una copia degli XML. Non è conservazione a norma, ma è buon senso: se cambi software, se devi girare l'archivio al commercialista, se ti serve ricostruire un periodo, avere i file sotto mano fa la differenza. Un buon programma di fatturazione ti permette di scaricare tutti gli XML di un periodo in un unico archivio compresso.

Non confondere conservazione e consultazione. Nel portale dell'Agenzia esiste anche un servizio di consultazione delle fatture, che richiede una sua adesione e permette di sfogliare i documenti transitati dallo SDI. È una comodità, non adempie all'obbligo di conservazione: sono due servizi distinti, con due adesioni distinte.

Collegamenti utili

Se stai sistemando gli adempimenti dall'inizio, le altre due guide che ti servono sono quella su come funziona la fattura elettronica e quella su codice destinatario e PEC, perché il recapito registrato è la condizione perché le fatture dei fornitori arrivino — e quindi perché ci sia qualcosa da conservare.

Domande frequenti